Taloyhtiöiden henkilörekisterit

Totopro Oy:n asiakastaloyhtiöiden osalta kukin taloyhtiö on omien henkilörekisteriensä rekisterinpitäjä. Totopro Oy toimii asiakastaloyhtiöidensä henkilörekisterien käsittelijänä isännöintitoimiston lisäksi.

Taloyhtiöt laativat omista henkilörekistereistään tietosuojaselosteen ja Totopro Oy käsittelee näitä rekistereitä huoltosopimuksen ja henkilörekistereiden käsittelysopimuksen mukaisesti.

Taloyhtiöiden henkilörekistereitä ovat mm.

• Osakeluettelo, johon tallennetaan osakkaan nimi, postiosoite, sähköpostiosoite, luonnollisen henkilön syntymäaika, muun huoneiston haltijan nimi (esim. jakamattomassa kuolinpesässä lesken hallintaoikeus)
• Asukasluettelo, johon tallennetaan asukkaan nimi, syntymäaika (henkilötunnus, jos tarkka yksilöinti on tarpeen esimerkiksiperinnän mahdollistamiseksi), osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, asiointikieli ja asukkaan käyttämät palvelut (esim. sauna- ja pyykkitupavuorot sekä autopaikkavaraukset) sekä muut vastaavat, hallinnon hoidon edellyttämät tiedot
• Remonttirekisteri, johon tallennetaan osakkaan nimi, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Vastaavat tiedot yhteyshenkilöstä. Suunnittelijan, urakoitsijan ja valvojan nimi, y-tunnus, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Muut vastaavat hallinnon hoidon edellyttämät tiedot.
• Avaimiin liittyvät rekisterit, johon tallennetaan koodikohtaisesti luokiteltuna avaimen haltijan nimi, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.
• Tallentava lukitusjärjestelmä (mikäli asennettu), johon tallennetaan koodikohtaisesti luokiteltuna avaimen haltijan nimi, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Tallentava lukitusjärjestelmä tallentaa avainkoodikohtaisesti tietoa mm. siitä, mihin tiloihin avaimella on menty.
• Tallentava videokameravalvonta (mikäli asennettu), johon tallennetaan tilan käyttäjä ja tämän toimet niiden suoritusaikoineen valvontakameran valvomassa tilassa. Tallennetta käytetään vain rikosepäilytapauksissa ja tällöinkin aineisto luovutetaan vain esitutkinta- tai muulle viranomaiselle.

Totopro Oy huolehtii taloyhtiöiden henkilörekisterien käsittelijänä näihin rekistereihin ja niissä oleviin henkilötietoihin liittyvien tietosuojavelvoitteiden asianmukaisesta täyttämisestä siinä laajuudessa, kuin sovittu kiinteistöhuoltopalvelu sitä edellyttää. Henkilötietoja käsitellään EU:n tietosuoja-asetuksen, kotimaisen lainsäädännön sekä niitä koskevien tulkinta- ja oikeuskäytännön mukaisesti.

Rekisteröidyillä henkilöillä on oikeus tarkastaa mitä tietoja hänestä on rekisteriin tallennettu. Rekisterissä olevalla henkilöllä on lisäksi oikeus vaatia hänestä tallennettujen tietojen korjaamista sekä kieltää itseään koskevien tietojen käsittelyn suoramarkkinointia, etämyyntiä sekä markkinointi- ja mielipidetutkimuksia varten. Totopro Oy ei harjoita edellämainittuja toimintoja tai luovuta henkilöiden tietoja näihin tarkoituksiin. Totopro Oy:n käsittelemien henkilörekisterien tarkastus- ja korjauspyynnöt tulee esittää kirjallisesti osoitteeseen: Totopro Oy, Viilaajankatu 8, 15520 LAHTI.

Oman taloyhtiösi henkilörekisterien tietosuojaselosteen saat nähtäväksi isännöitsijältä tai hallituksen edustajalta, mikäli se ei ole nähtävillä taloyhtiön ilmoitustaululla tai kotisivuilla.